Recent hadden wij in een van onze opleidingsprogramma’s een zeer interessante sessie over ‘onregelmatigheden’ binnen de organisatie. Denk daarbij aan een grote fraude of een justitiële inval. Dit zijn echte ‘zwarte zwaan’ evenementen die veel en extra vragen van de raad van commissarissen. In het ergste geval staat zelfs de continuïteit van de organisatie op het spel.

Vergaar de feiten

Tijdens de sessie bespraken wij hoe de de raad van commissarissen daar mee moet omgaan. Onze kennispartner, advocaat en oud-officier van justitie Robert Hein Broekhuijsen, drukte de deelnemers op het hart om ‘eigen meningen’ even te parkeren, altijd eerst op zoek te gaan naar de feiten én – gezien de complexiteit van de onderwerpen en de urgentie – zich bewust te zijn van de kennisachterstand en daarom niet terughoudend te zijn bij het vragen van extern advies.

Tips voor de commissaris

Onze ervaringspartner Conny Dorrestijn voegde daar haar tips voor de commissaris aan toe. Tijd is een kritische factor, een incident kost altijd veel meer tijd dan verwacht en agenda’s moeten worden geleegd. De raad van commissarissen moet ook goed communiceren met de raad van bestuur en hun response plan begrijpen en monitoren. Het is van groot belang dat commissarissen in contact blijven met senior management mits dat op een neutrale en professionele manier gaat en de commissarissen (vooralsnog) wegblijven van oordelen. Daarbij is het belangrijk om oog te hebben voor de grote impact die een incident heeft op het personeel en aan de organisatie empathie te tonen. Het belang van de volledige onderneming moet daarbij steeds centraal staan. Ook benadrukte Conny het belang van extern advies en zij wees daarbij op de juridische complexiteit en het grote belang van juiste communicatie – een crisis PR consultant moet zo snel mogelijk aangehaakt worden. Het is ook raadzaam om juist tijdens een crisis te zorgen voor goede vastlegging van gesprekken en besluiten en archivering. Tenslotte moet de raad van commissarissen optimaal gebruik maken van haar diversiteit qua man/vrouw maar vooral ook achtergrond en expertise, flexibel zijn maar steeds de rug recht houden. Daarmee kan zij een belangrijk baken in onzekere tijden zijn.