Wij spraken met René Geskes over zijn ervaringen met board evaluaties – zowel in zijn vroegere rol als commissaris en secretaris van de vennootschap als in zijn huidige functie Consultant Board Evaluatie bij Hemingway.

Zelfevaluaties worden vaak gezien als een verplicht pro forma nummer. Hoe zie jij dat?

R: Het is natuurlijk ook verplicht als je wilt voldoen aan de diverse governance codes. En helaas wordt het inderdaad ook nog vaak beschouwd als een pro forma nummer: moeten we even afvinken om de buitenwereld te laten zien dat we voldoen aan die codes. Vullen we een vragenlijst voor in en trekken we een half uurtje voor uit voor de bespreking ervan. Dat levert dikwijls niets nieuws op en wordt ervaren als weinig effectief.

Het kan uiteraard ook anders en gelukkig nemen steeds meer raden de zelfevaluatie serieus. Het daarbij betrekken van een externe consultant, eens in de twee of drie jaar zoals wordt aanbevolen in de codes, doet dan ook vaak wonderen. Goede consultants weten hoe ze door moeten vragen en tijdens 1:1 interviews komt daardoor meer naar boven. Vervolgens valt er plenair ook echt iets met elkaar te bespreken.

Hoe pakken jullie dat dan aan?

R: Onze insteek is dat het verdiepend moet zijn en tot verdere optimalisering van de onderlinge samenwerking moet leiden. En het moet zeker ook leuk zijn. Zoals mijn collega Maarten den Ottolander dat vaak aan het begin van een evaluatietraject zegt: ‘het moet een feestje zijn’. Door vertrouwelijkheid te garanderen en te scheppen, gedegen interviews te houden en de resultaten in een informele omgeving met de raad te delen, lukt ons dat ook. De plenaire samenkomst vindt plaats in een plezierige setting op ons kantoor aan de rand van het Vondelpark. Sommige raden van  commissarissen plannen aansluitend – samen met de raad van bestuur – een borrel en diner in de buurt.

Een krachtig instrument dat wij ook altijd inzetten bij de evaluaties is onze PACT meting. Elke commissaris doet deze persoonlijkheidsmeting en krijgt daarmee inzichten in persoonlijke talenten/valkuilen en zijn of haar rol in het team. We bespreken de geaggregeerde resultaten en dan worden patronen – bijvoorbeeld op het gebied van analyse en besluitvorming – helder en verklaarbaar. PACT biedt ook concrete aanknopingspunten tot verbetering van het functioneren of de toekomstige invulling van vacatures in de raad.

En ten slotte komt het aan op woorden. Wij lichten de resultaten toe en benoemen relevante thema’s en aandachtsgebieden in een presentatie die de basis vormt voor plenaire reflectie. Daarin wegen wij onze woorden zorgvuldig. Zo hebben wij eens benoemd dat wij een ‘onbestemd ongemak’ bemerkten. Het bleef toen zeker 10 lange seconden stil waarna één commissaris die woorden bleef herhalen. Al snel gaven echter alle commissarissen aan dat ze dat herkenden. Dat kan als je – zeker ook als externe begeleider – zorgt voor een ontspannen sfeer van vertrouwen waarin zaken benoemd kunnen worden. Onze ervaring leert dat commissarissen dan open en oprecht naar verdere optimalisatie van de onderlinge samenwerking kijken en dan wordt het een mooi traject.

En dan? Laten jullie de klant in vrolijke verwarring achter?

R: Het is belangrijk dat je resultaten hun werk laat doen. Daar gaat enige tijd overheen. Al geven wij tijdens een plenaire sessie soms al suggesties voor concrete vervolgmogelijkheden, pas na de eerstvolgende reguliere vergadering nemen wij contact op met de voorzitter en de secretaris om het vervolg te bespreken. Dan denken wij graag mee, doen wij suggesties en delen wij onze ‘best practices’.